Как правильно заверять копии документов?

Как правильно заверять копии документов?

Наверняка, Вы не однократно сталкивались с необходимостью заверить копии документов надлежащим образом. Такие требования к оформлению предъявляемых документов выдвигает налоговая, суды, банки и прочие учреждения. На практике часто возникают случаи, когда копии документов не принимаются налоговой или судом поскольку они не заверены или заверены не надлежащим образом. Что значит заверенный надлежащим образом?

Ответ на этот вопрос дает Приказ | Государственный стандарт, Государственный комитет по вопросам технического регулирования и потребительской политики, от 07.04.2003, № 55 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003″ в п. 5.27 которого написано, что «отметку о заверении копии документа составляют со слов » Згідно з оригіналом «, названия должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита «Подпись».

Подпись ответственного лица скрепляют на документе печатью организации. Оттиск печати ставят так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ. (п 5.26.)

Согласно данным пунктам заверенная надлежащим образом копия документа имеет следующие реквизиты и выглядит так:

Следует отметить, что 14.04.2017 Президент Украины подписал Закон Украины от 23.03.2017 №
1982-VIII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно
использования печатей юридическими лицами и физическими-лицами предпринимателями»
(далее – Закон №1982). Согласно данному Закону использование печати больше не обязательно, а
также исключена возможность признания документа недействительным на том основании, что на
нем отсутствует оттиск печати. Также были внесены изменения в КоАП Украины, согласно
которым устанавливается административная ответственность должностного лица органа
государственной власти за требование наличия печати на официальном документе в виде штрафа
от 850 до 1700 грн (ст.166-24 КоАП).
Таким образом заверенный документ надлежащим образом может быть и без печати.

Высший хозяйственный суда Украины в своем Информационном письме «О некоторых вопросах, поднятых в докладных записках хозяйственных судов Украины в первом полугодии 2009 года относительно применения норм Хозяйственного процессуального кодекса Украины» от 29.09.2009 № 01-08 / 530 обязал хозяйственные суды оставлять иски без рассмотрения, если поданные к ним документы не будут заверены надлежащим образом.

В судебной практике есть также прецеденты, когда решения судов 1-й и аппеляционной инстанций отменялись судом Высшего хозяйственного суда Украины на основании того, что в деле были не заверенные надлежащим образом копии документов (Постановления ВХСУ от 25.05.2011 по делу № 50/199 и от 26.03.2012 по делу № 41/150).

Законодательство Украины не содержит требований о том, как физ.лицо должно заверять свои документы, исходя из общих положений, на копиях документов, заверенных физ.лицом ставится личная подпись лица, удостоверяющего копию; его инициалы и фамилия; отметка «Згідно з оригіналом» и дата заверения копии. Выглядеть это может так:

Слова «З оригіналом згідно» можно писать «от руки», а можно использовать готовый штамп.

Есть штамп «КОПІЯ ВІРНА», данный штамп произошел от российского «Копия верна» и в Украине довольно часто встречается. Практика сложилась таким образом, что его принимают, однако он не соответствует требованиям нац.стандарта и если вы будете заверять документ «от руки», все же лучше писать «З оригіналом згідно», чем «Копія вірна».

Более детально с Национальными стандартом «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163 – 2003» можно ознакомиться здесь http://www.vru.gov.ua/content/file/Doc_007.pdf