Как правильно отправлять письма ?

Как правильно отправлять письма ?

Официальную переписку с гос.органами нужно вести особенно осторожно и внимательно. Любой промах может стать роковой ошибкой. Содержание письма в этой статье мы обсуждать не будем, а вот его оформление и отправку рассмотрим максимально детально.

ГП «Укрпочта» на сегодняшний день является официальным транспортером деловой корреспонденции. Суды, налоговая, прочие государственные и муниципальные органы пользуются услугами Укрпочты. Но как это делать эффективно?

Заполняем конверт правильно:

Сначала указывается полное наименование (ФИО), потом улица и номер дома (офиса, кв), затем город, область и почтовый индекс в конце. Правильность заполнения конверта – это не каприз Укрпочты, а более быстрая обработка информации с конверта и доставка до адресата.

Если Вы отправляете ежегодную декларацию, ответ на запрос, претензию, прочие важные документы, особенно, если их отказались принять и расписаться о получении, то отправлять их нужно только ценным письмом с описью вложений. Как это?

Ценное письмо –вид почтовой корреспонденции, при которой отправитель заявляет стоимость содержимого конверта т.е. оценивает, сколько стоят документы, вложенные им в конверт по его мнению. Это делается для того, чтобы в случае утери такого письма Укрпочта возместила причиненный ущерб, но это далеко не главное, почему ценные письма пользуются большой популярностью у грамотных людей.

Ценное письмо предполагает наличие в нем «Описи вложений». Это документ, в котором указывается кто, кому и что оправлял. Документ этот делается в 2-х экземплярах, один из которых вкладывается в конверт, а 2-й остается у отправителя с печатью Укрпочты. В будущем, при необходимости, опись вложений поможет Вам доказать, что Вы отправляли именно такие документы именно этому получателю.

Опись вложений выгляди так (бланки Описи даются на почте бесплатно):

Есть еще один не менее замечательный документ – «Уведомление о вручении». Данный документ не только поможет Вам узнать, когда адресат получил Ваше письмо, но и послужит доказательством факта получения этого письма. Уведомление о вручении присылается Вам бесплатно на указанный адрес и выглядит так (бланк дается на почте бесплатно):

Еще один важный момент : посылайте важные письма «рекомендованным» отправлением. В народе такой вид отправки называют еще «заказное письмо». Данный вид отправки письма предполагает наличие «трэк кода», который Вы найдете в чеке и с помощью которого сможете отследить движение Вашего письма в интернете.

Простое письмо – самый дешевый вид отправления, но и самый не надежный.

Я рекомендую вести переписку с гос.органами Украины на украинском языке. Это прежде всего уберегает от разночтений и подмены понятий. Поэтому все Ваши письма, вложения к ним и оформление конверта с сопутствующими почтовыми документами оформляйте на украинском языке.

Всегда все документы делайте минимум в 2-экземплярах! Копия документа, вложенного в конверт или переданного в канцелярию гос.органа должна оставаться у Вас. Это золотое правило всех юридически «подкованных» людей!

Если Вы отправляете важный документ почтой, то в идеале у Вас должно остаться:

  1. Копия документа со всеми приложениями;
  2. Чек, выданный почтой;
  3. Опись вложений;
  4. Уведомление о вручении.

С таким набором документов Вы вооружены «до зубов»!