Всегда требуйте «расписаться» о получении документа

Всегда требуйте «расписаться» о получении документа

К сожалению, Украина еще не стала Европой и документооборот на бумажных носителях – это наша повседневная реальность. Очень много документов отправляется в бумажном виде обычной почтой и доставляется курьерами. Именно об отправке и получении документов на бумажных носителях здесь пойдет речь.

Только представьте Вы подали ежегодный отчет в налоговую, а налоговая утверждает, что его не получала… Если у Вас есть копия отчета с «отметкой налоговой о получении» это непременно спасет Вас от неприятностей.

Примеров подобных ситуаций можно приводить достаточно много. Но вот на что хотелось бы обратить особое внимание, так это на правильность оформления «отметки о получении» на копии Вашего экземпляра документа.

Чтобы Вашу копию признали, и она стала полноценным доказательством Вашей правоты в любом споре, нужно не просто сфотографировать документ на телефон, а истребовать проставления соответствующей «отметки» получателем оригинала документа на Вашей бумажной копии.

Об «отметке о получении» документа подробнее…

Каждый раз, когда Вы обращаетесь к кому-либо с письменным документом, требуйте проставления «отметки» о получении оригинала на Вашей копии документа.

«Отметка» о получении документа может быть в виде проставления штампа или подписи. Юридические лица, как правило используют штамп, а физические расписываются «от руки».

Обращаясь к юридическому лицу (организация, учреждение, государственный орган и пр.) поинтересуйтесь, где находится канцелярия. В крупных организациях она всегда есть. Канцелярия – это место приема входящей корреспонденции. Туда Вам и нужно идти.

В канцелярию Вы подаете оригинал письменного документа. А перед его подачей делаете себе еще один экземпляр или ксерокопию. Оригинал документа забирает работник канцелярии, а на Вашей копии он обязан поставить штамп «о принятии» в котором обязательно должна быть дата и подпись принявшего лица. Выглядеть данный штамп может так:

 

Также Вам должны сообщить регистрационный номер входящей корреспондеции.

Если Вы подаете документ в организацию где нет канцелярии, то ее вполне может заменить секретарь в приемной руководителя. Если в организации, в которую Вы подаете документ нет штампа для приема входящей корреспонденции, то вместо проставления штампа, принимающий работник расписывается на Вашей копии документа за получение оригинала словами «Мною отримано» (желательно на укр.яз.) и указывает свою должность в организации, ФИО, дату и ставит подпись.

Выглядеть это может так:

Обратите внимание, чтобы расписавшийся сотрудник точно был сотрудником того учреждения в которое подается документ, если о принятии документа распишется не уполномоченное лицо, то данный документ будет считаться врученным не надлежащим образом.

Если Вы вручаете оригинал документа физическому лицу, то на Вашей копии документа человек должен расписаться за получение оригинала словами «Мною отримано власноручно» (желательно на укр.яз.) и указывает ФИО, дату и ставит подпись.

Выглядеть это может так:

Проставление штампа или подписи о получении документа обычно делается в правом нижнем углу документа, но не редко и на любом другом свободном месте.

Если Вы подаете документ с приложениями к нему, то они должны быть прикреплены к основному документу с соответствующим описанием (Список приложений). Прикрепить приложения можно при помощи степлера или скрепки, но лучше не полениться и прошить их.

Проставляя «отметку» о получении документа с приложениями, получатель расписывается и за получение всех приложений.

Если получатель документа отказывается расписаться о принятии документа, что само по себе является не правомерным, то Вы всегда можете отправить документ по почте. Как это сделать правильно можно ознакомится здесь.